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Hier bitte unterschreiben

Kein Papier, sondern elektronische Unterschriften. Ein Blick hinter die Kulissen.

von  Julia Martin
06.12.2021

Deutschland und Papierkram – a better Lovestory than Twilight. In einem Land, in dem das Fax nach wie vor ein Kommunikationsmittel (nicht meiner Wahl) ist, war es Ende 2019 an der Zeit, einen weiteren Schritt in eine digitale(re), papierlose(re) Zukunft zu gehen. 

Im Rahmen des Deine Neue Arbeitswelt-Projektes (DNA) der REWE Group hatte unser REWE digital Team CAPS (Collaboration and Process Solutions) wortwörtlich den Hut beziehungsweise die Kappe auf, denn: Wir haben die elektronische Signatur für Dokumente aller Art eingeführt. Ein eher kleiner Schritt für die REWE digital, aber ein großer Sprung für die REWE Group.

Erfolgreiche Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg 

Bereits Ende 2019 begann Team CAPS aus unserem Technologie-Bereich Transformation Solutions mit der ersten Erprobung. Anfang 2020 stellte dann zusätzlich die weltweite COVID-19-Pandemie auch die REWE Group vor völlig neue Herausforderungen. Physikalische Unterschriften zu leisten wurde zu einer logistischen, zeitlichen und hygienischen Herausforderung. 

Daher wurde der Entschluss gefasst, kurzfristig und pragmatisch in dieser besonderen Situation zu helfen: Für verschiedenste Teams aus der ganzen REWE Group wurde das Tool zur elektronischen Signatur (docusign) in vielen Kleinprojekten individuell nutzbar gemacht. Dazu gehörten auch Toom, DER Touristik oder Lekkerland.

So wurde ihnen in der langwährenden Lockdown- bzw. Remote-Work-Situation ermöglicht, Verträge ohne Kurier- oder Postwege zu schließen, den Prozess wesentlich zu beschleunigen und pandemisch sicher zu gestalten. Nicht nur die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten wurde damit geschaffen, sondern auch die Steuerung und Nachvollziehung der teils komplexen Signatur-Prozesse. Ein Mehrwert, der bei physikalischen Unterschriftsprozessen nicht möglich ist.

Aus großer Kraft folgt große Verantwortung

Von Anfang an war es nötig, in enge Abstimmung mit anderen Geschäftseinheiten zu gehen. So wurden z.B. mit der Rechtsabteilung der REWE Group die juristischen Rahmenparameter abgesteckt und im Zuge dessen ein erster Leitfaden entwickelt. Außerdem fand ein reger Austausch mit Compliance-Verantwortlichen, diversen Einkaufsabteilungen und Informationssicherheits-Expert:innen statt.Eine Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus war hierbei ein wichtiger Erfolgsfaktor und führte nicht nur zu positiven Ergebnissen, sondern auch zu einem Gefühl der weitreichenden gegenseitigen Unterstützung in dieser besonderen Zeit. 

Um im REWE Kontext “power to the people” zu geben, haben wir die Methode der dezentralen Administration (citizen developer/admin) verfolgt. Unsere spezifischen Schulungsvideos, die durch Star Wars-Themes etwas entstaubt wurden, führten zu einer schnellen und pragmatischen Vermittlung von Wissen. Pro Bereich wurden zudem ein:e Business- oder IT-Nutzer:in geschult. So konnten die einzelnen Usergruppen schnell und eng aufgeschaltet sowie betreut werden. Die eigentlichen Nicht-ITler:innen wurden so Konfigurations-Expert:innen. Unser Team CAPS hat dabei weiterhin die globalen IT-Strukturen und Regelwerke vorgegeben, aber die Units agieren jetzt schnell und lokal.

 

Möge die Macht mit dir sein

Es zeigte sich bald, dass eine Möglichkeit, elektronisch Verträge signieren zu können, auch in der Zukunft große Mehrwerte bieten wird. Durch die positive Resonanz auf die elektronische Signatur und die weiter steigenden Bedarfe ist bereits Mitte 2020 beschlossen worden, dass die elektronische Signatur in das groupweite Standard-Repertoire übernommen werden soll. Daher wurde Ende 2020 die Zusammenarbeit mit dem Produktteam ‘Contract- & Records Management’ der REWE Systems aufgenommen. 

Sukzessiv wurde seitdem am Wissenstransfer von der REWE Digital auf die REWE Systems gearbeitet und es wurden die Voraussetzungen für die zukünftige Skalierung geschaffen; die Zusammenarbeit war kollegial und zielführend. Zum 1. Oktober 2021 wurde die Verantwortung für DocuSign an die REWE Systems übergeben. 

Stand heute gibt es über 800 Nutzer:innen in über 30 Anwendungsbereichen. 

Das Team CAPS berät die Kollegen derzeit noch in der ersten Phase der neuen Verantwortlichkeiten und ist nun vorrangig für die Administration der DocuSign-Konten der REWE Digital sowie sämtlicher direkt damit verbundener Unternehmen verantwortlich. Darüber hinaus wird der PoC zur Qualifizierten Signatur (QES), mit der Verträge, welche der Schriftform bedürfen, gezeichnet werden können, vom Team CAPS durchgeführt. So können die jeweiligen Kernkompetenzen der Teams ausgeschöpft werden. Auch das Produkt QES soll nach erfolgreichem Testlauf an die REWE Systems für den Regelbetrieb übergeben werden.

 

Was kommt als nächstes?

Seit Oktober 2021 arbeitet das Produktteam ‘Contract- & Records Management und Security & Data Protection’ der REWE Systems an der Schaffung der Voraussetzungen für die zukünftige Skalierung. Dazu gehört beispielsweise die Anbindung an REWE Group Verzeichnisse ohne separaten Login.

Unser Team CAPS arbeitet aktuelle am ersten Test der sogenannten “qualifizierten Signatur”, mit der auch die meisten Dokumente, die laut Gesetz physikalisch unterschrieben werden müssen, elektronisch gezeichnet werden können. Mehr Infos hierzu folgen. 

Mein Dank geht zum Schluss an alle beteiligten Personen und speziell an Kerstin als IT Project Managerin inklusive Maxine und Frosti aus Team CAPS sowie Lutz als Schnittstelle seitens der REWE Systems. 

 

Zu Transformation Solutions

Als Teil der REWE digital ist Transformation Solutions ein Innovationstreiber im Zusammenspiel der IT-Abteilungen der REWE Group.  „DocuSign ist ein Beispiel, wie unsere Arbeit im besten Fall abläuft: Ich und wir sind der festen Überzeugung, dass wir die Prozesse der REWE Group jeden Tag durch Technologie noch besser machen können. Dafür screenen meine Teams den Technologiemarkt nach neuen und einfach in der REWE Group einsetzbaren Software-Lösungen. Mit Hilfe dieser “Schatzkiste” schlagen wir bei identifiziertem Nutzen konkrete Projekte, wie z.B. Docusign, vor. Fachbereiche haben so die Chance frühzeitig den identifizierten Nutzen zu realisieren. Neben klassischen Projektzielen wie Time und Budget ist die Analyse einer potentiellen Skalierung in der REWE Group im Rahmen erster Projekte ein zusätzliches technologisches Ziel. „Wenn der Schatz gehoben ist, d.h. die Softwarelösung über mehrere Projekte den konkreten Mehrwert bewiesen hat, übergeben wir sie an Produktteams zum Betrieb und einerpotentiellen weiteren Skalierung.“, sagt Julia Martin.

Das nächste Projekt ihres Teams CAPS schließt eng an das vorangegangene an: CAPS entwickelt aktuell einen ersten Test der sogenannten qualifizierten Signatur. Mit ihr können auch die meisten Dokumente, die laut Gesetz physikalisch unterschrieben werden müssen, auch elektronisch gezeichnet werden. Zwei weitere Transformation Solutions Teams beschäftigen sich aktuell im Projekt OptiKuMm-CRM damit, den Kundenservice Handel Deutschland (REWE, Penny, Qualitätssicherung) auf eine neue, kundenzentrierte und innovative technologische Basis zu heben.

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